AZ LEASING SPA si pone la necessità di realizzare innovativi processi di business interni ed esterni quali quelli generati dal rispetto di Basilea 2, dai rapporti con Bankitalia e dalle direttive del Cnipa.

Inoltre è necessario trovare un assetto organizzativo capace di coniugare la forte crescita di business in corso con la gestione dei rischi e la limpidezza operativa (auditing) nella selezione e gestione delle pratiche di leasing.

Mentre da un punto di vista tecnologico si guarda a come sia possibile realizzare un ampio utilizzo interno ed esterno delle nuove tecnologie specialmente quelle basate sulla Banda Larga.

In questo scenario gli obiettivi da raggiungere sono quelli di automatizzare il più possibile i processi critici della AZ LEASING SPA che, nello specifico, sono acquisizione delle nuove pratiche, loro istruttoria e la stesura dei relativi contratti.

Si vuole trovare il modo di ridurre i tempi ed i costi di elaborazione dei tre processi, potenziando, per quanto possibile, la integrità e l'affidabilità delle informazioni inerenti ciascuna pratica senza dover ricorrere, in ogni fase di sviluppo delle medesime, alla documentazione cartacea che, per sua natura rappresentava una costante fonte di errori e ritardi.

In buona sostanza, grazie ad una superiore efficienza nella operatività quotidiana, si vuole accorciare l'arco temporale di gestione di una pratica per liberare risorse (tempo e persone). L'obiettivo finale è quello di aumentare la disponibilità del servizio di front end verso i clienti e, pertanto, di far crescere il volume delle pratiche portate a contratto.

Soluzione da realizzare

Per dare soluzione alle esigenze indicate si realizzerà/acquisirà un sistema di gestione della documentazione delle pratiche di leasing che punti ad una totale smaterializzazione. In tutti gli uffici preposti saranno distribuiti degli scanner (per la digitalizzazione dei documenti locali) e dei fax (per ricevere e spedire le copie dei documenti provenienti dall'esterno o ad esso destinate).

Sia gli scanner sia i fax saranno collegati a un server locale che, oltre a fare da archivio dinamico dei documenti ricevuti o da spedire, gestisce la connessione, via intranet, al sistema dell'archivio centrale e fa da server di connessione per i PC della sede.

La combinazione dei quattro strumenti informatici consente, oltre ad una acquisizione digitale dei documenti necessari alla istruttoria di una pratica, una gestione intelligente ed ordinata della documentazione raccolta.

Tuttavia l'acquisizione, via scanner o fax, dei documenti da sola non garantisce una loro esatta ed efficiente identificazione. Per riconoscere in modo univoco ogni pratica, prima ancora della acquisizione, i documenti che la compongono sono contrassegnati da un codice a barre seriale: la pratica è così dotata di un codice univoco che viene comunicato all'intestatario della medesima.

Da questo punto in poi il codice a barre diventa l'identificativo della pratica e verrà associato all'intera vita gestionale e informatica della pratica stessa.

Tutte le richieste e le pratiche di apertura di leasing, una volta identificate dal codice a barre sono acquisite via scanner sui fax server e sono archiviate su un database distribuito che, per motivi di sicurezza, è ridondante. L'applicazione utilizzata per la archiviazione delle pratiche fa un uso coordinato di molti server e di numerosi sistemi di memorizzazione che da un punto di vista logico agiscono come un unico grande computer.

Il database delle pratiche residente sui sistemi centrali della AZ LEASING SPA, grazie ad una intranet aziendale, sarà accessibile dal personale di filiale e dagli agenti via Web che quando necessario interverranno ad aggiornare e a verificare l'avanzamento della pratica o lo stato del contratto.

Da un punto di vista gestionale le pratiche, con le copie virtuali dei documenti che li corredano, verranno prelevate dal database, aggiornate, e nuovamente memorizzate secondo un articolato processo di istruttoria ed approvazione che le porterà fino alla stesura del contratto finale di Leasing.